欢迎光临潍坊学院档案馆！
各单位、各部门：
根据《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局令第27号）等文件规定，结合我校工作实际做好2024年档案归档工作，现就有关事宜通知如下：
一、基本原则
我校档案工作实行档案形成单位（部门）立卷归档制度。各单位（部门）兼职档案员具体负责全面收集、规范整理本单位（部门）的档案，确保归档文件材料齐全、准确、完整，按规定时间办理交接手续。
二、归档范围
（一）2023年形成的党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、外事、财会等各类文件材料。
（二）2023届毕业生的学籍表、学位申请表和毕业生登记表、毕业证书登记表以及本年度录取新生名册。
（三）2023年立项、结题的科研项目、教研项目，教学与科研奖励等材料。
（四）已竣工的基建项目材料。
（五）10万元以上仪器设备购置的相关材料。
（六）潍坊学院学报、院报相关材料。
（七）2021年度的财会档案。
（八）2024届毕业生合影。
（九）以学校名义获得的省级及以上获奖证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册等，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物等。
（十）学校的重大活动或者突发事件中形成的具有保存价值的相关材料，如党代会、教代会、团代会、学代会、校庆典礼、开学典礼、毕业典礼等。
（十一）2023年以前应归档，但未及时归档的预归档文件。
三、具体要求如下
（一）纸质文件归档要求
1.预归档文件应完整齐全、字迹清楚、无污损。已污损的预归档文件应予以去污、修补；字迹模糊或者易褪变的(包括用传真纸和热敏感应纸的文件)应予复制，复制件与原件同时归档。
2.预归档文件的书写材料必须采用黑色或蓝黑墨水；编写页号用黑色铅笔，外侧下角工整书写；纸张采用中性纸；装订侧留出装订边距，装订必须采用档案专用纯棉线绳。
3.预归档学籍档案中各种信息及毕业证号、学位证号应填写齐全，印章清晰，照片粘贴牢固、无脱落，使用胶水粘贴，禁止使用双面胶等易老化失效的粘贴材料。
4.预归档文件一般为A4大小；原件大于A4的，折叠成A4大小；原件小于A4的，用A4纸托裱；
5.各种载体（如照片、光盘、电子文件等）档案以及证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词等实物档案，与其相应纸质文件材料（或说明）同时归档。
（二）电子文件的元数据、背景信息等与电子文件一同归档。
（三）声像档案（包括纸质照片、电子照片、视频等）
1.纸质照片使用原始照片归档，电子版照片以jpg或pdf格式存档。纸质照片及电子照片均需附说明；
2.电子版照片、视频等以光盘存档;
3.毕业生合影归档要求及时间安排参见《关于做好2024届毕业生合影归档工作的通知》（另行通知）。
（四）具有特殊意义的实物或与其对应的名册应移交档案馆。
四、归档时间安排
请各单位提前着手准备，在相应时间内进行档案整理，及时归档，办理交接手续，具体归档时间安排详见附表。
学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是学校发展的历史凭证。各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，协调工作安排，督促各位兼职档案员在规定时间高质、高效的完成本年度的档案归档工作。
电话：8785178、8785938
附件：潍坊学院2024年各单位（部门）档案归档时间安排
（文: 李霞）
