关于做好2025年档案归档工作的通知

各单位、各部门：

根据《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局令第27号）等文件规定，结合我校工作实际做好2025年档案归档工作，现就有关事宜通知如下：

一、基本原则

我校档案工作实行档案形成单位（部门）立卷归档制度。各单位（部门）兼职档案员具体负责全面收集、规范整理本单位（部门）的档案，确保归档文件材料齐全、准确、完整，在归档时间内办理交接手续。

二、归档范围

（一）党政管理、教辅部门

1.2024年形成的党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、外事、财会等各类文件材料。

2.2024届毕业生的学籍表、学位申请表、毕业生登记表、毕业证书登记表以及2024年录取新生名册等文件、材料。

3.2024年立项、结题的科研项目、教研项目，教学与科研奖励等文件、材料。

4.已竣工的基建项目材料。

5.10万元以上仪器设备购置的相关材料。

6.潍坊学院学报、院报相关材料（照片、视频、出版物）。

7.2022年度的财会档案。

（二）教学院部

1.2024年度各学院需要归档的重要文件。

2.10万元以上仪器设备购置的相关材料。

3.2025年毕业学生的毕业生合影。

（三）实物档案。以学校名义获得的省级及以上获奖证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册等，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物等。

（四）重大活动类。学校的重大活动或者突发事件中形成的具有保存价值的相关材料，如党代会、教代会、团代会、学代会、校庆典礼、开学典礼、毕业典礼等。

（五）捐赠档案。个人或者部门将其所持有档案文献、有纪念意义的实物，自愿无偿捐赠的，可直接联系档案馆。

（六）2024年以前应归档，但未及时归档的预归档文件。

三、具体要求

（一）纸质文件归档要求

1.预归档文件应完整齐全、字迹清楚、无污损。已污损的预归档文件应予以去污、修补；字迹模糊或者易褪变色的(包括用传真纸和热敏感应纸的文件)应予复制，复制件与原件同时归档。

2.预归档文件的书写材料必须采用黑色或蓝黑墨水；编写页号用黑色铅笔，外侧下角工整书写；纸张采用中性纸；装订侧留出装订边距，装订必须采用档案专用纯棉线绳。

3.预归档学籍档案中各种信息及毕业证号、学位证号应填写齐全，印章清晰，照片粘贴牢固、无脱落，使用胶水粘贴，禁止使用双面胶等易老化失黏性的材料进行粘贴。

4.预归档文件一般为A4大小；原件大于A4的，折叠成A4大小；原件小于A4的，用A4纸托裱。

5.各种载体（如照片、光盘、电子文件等）档案以及证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词等实物档案，与其相应纸质文件材料（或说明）同时归档。

（二）电子文件的元数据、背景信息等与电子文件一同归档。

（三）声像档案（包括纸质照片、电子照片、视频等）

1.纸质照片使用原始照片归档，电子版照片以jpg或pdf格式存档，纸质照片及电子照片均需附说明。

2.电子版照片、视频等以光盘存档。

3.毕业生合影归档要求及时间安排参见《关于做好2025届毕业生合影归档工作的通知》（另行通知）。

（四）具有特殊意义的实物或与其对应的名册应移交档案馆。

四、归档时间安排

请各单位、各部门提前着手准备，在相应时间内完成档案整理，及时归档，办理交接手续，具体归档时间安排详见附件。