档案馆走出一条网上查档新路子
发布时间: 2020-06-29 浏览次数: 19

今年三月份以来,在新冠肺炎疫情得到有效控制后,陆续有校友咨询前来查档事宜。如何既要满足远在四面八方的校友查档的需求,又要全力做好疫情防控工作,档案馆充分利用企业微信,走出了一条网上查档的新路子。

微信下载。下载企业微信,档案馆工作人员每人都有一个微信工作号。

交流沟通。查档校友只要在自己的普通微信中添加档案馆工作人员的微信号,就能和工作人员进行信息交流了。工作人员随后会发去这样两段文字:“为全力做好疫情防控工作,同时满足利用者的查档需求,档案馆老师利用微信与您联系,档案复印盖章后,顺丰速递到您的手中”。“请将以下信息补充完整。查阅人姓名:工作单位:联系电话:查档内容:档案用途:邮寄地址:”然后,工作人员与查档校友视频对话,将手持本人身份证的查档校友视频截图保存,再收取身份证、毕业证照片。

信息审核。将查档校友的相关信息审核,通过后,汇总到一处,打印在一张A4纸上留存。

档案查阅。根据查档校友的需求,把相关档案材料复印盖章。装入统一的信封,做好信息说明。

顺风速递。每天下午五点,在约好的地点,档案馆工作人员将一天来整理好的档案材料交于“顺风速运”工作人员,第二天,查档校友就能收到自己想要的材料了。

为了把工作做到位,档案馆工作人员进行了合理的分工。6名工作人员分成了3个查档小组,每个小组负责1天,周而复始。每个小组的2人又进行了分工,既达到了责任明确,又做到了团结协作。通过三个月的运行完善,这种网上服务校友的查档方式取得了明显成效,收获了越来越多校友的赞誉。