潍坊学院档案整理规则

 

依据《高等学校档案管理办法》，我校实行档案材料形成部门立卷归档制度。学校各部门在公务活动中形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，都应作为学校档案进行整理、归档。现将纸质档案、电子档案及档案信息著录的办法规定如下：

一、纸质档案整理规则

1、整理原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，对文件材料系统整理组卷，正确区分不同的保管期限，编制页号，制作卷内目录，便于保管和利用。

2、质量要求

（1）归档文件材料应完整齐全、字迹清楚、无污损。已污损的归档文件材料应予以去污和修补，字迹模糊或易褪变的文件材料(包括用传真纸和热敏感应纸的文件)应予复制。

（2）归档整理所使用的书写材料，必须采用碳素墨水或蓝黑墨水，编写页号时，用HB型黑色铅笔，纸张采用中性纸，装订必须采用档案专用纯棉线绳。

（3）学籍档案中毕业证号、学位证号、学习成绩等内容必须齐全，印章清晰，照片使用胶水粘贴牢固，不得使用其他粘贴材料粘贴。

3、整理方法

（1）收集材料：各立卷单位的兼职档案人员，在日常工作中应严格按文书处理制度、各类档案归档范围和实际工作情况，做好文件材料（包括纸质材料和相应的电子文件）的收集工作，对照《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》，按照相应类别收集整理。

（2）整理材料：一般一份文件为一件，按件整理，报表、名册、图片等可一册(本)为一件。特殊情况可多份为一件，如：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，请示与批复为一件，无批复的请示有处理结果的要写明处理结果。

（3）分类材料：按照《潍坊学院档案实体分类方案》和《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》，在档案馆业务人员的指导下，按照“年度—问题—保管期限”分类法进行分类，即根据文件的形成的年度进行分类。不同年度、不同内容、不同保管期限的文件原则上不能混合，应分别进行整理。

（4）组卷工作：将分类后的文件以问题特征为主，原则上采用一事一卷，一事多卷的方法组合案卷。将同一年度，同一个问题，同一个保管期限的文件放在同一个卷内，不同年度的文件一般不能放在一起组卷，特殊情况下也可跨年度组卷，视具体情况而定。跨年度的请示与批复，放在批复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结放在针对年度的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；非诉讼案件放在结束年度立卷。组卷时，卷内问题力求简单，尽量不组综合卷。卷内文件的总张数一般不超过200张，若同一问题文件数量较多时，可酌情适当分卷。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（5）卷内文件排列：文件的排列一定要层次清楚，有一定的规律性和连续性。卷内文件先按级别排列，同级别内的按问题重要程度排列，同问题内的按时间顺序排列，具体的排列方法是：上级文件在前，下级文件在后；重要文件在前，次要文件在后；时间早的在前，时间晚的在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后。

（6）编写页号：页号是指卷内文件页数的顺序编号，按照卷内文件的排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹和图表的一面用铅笔依次编号，卷内目录和空白页面、备考表不编页号。编号时，正面在右下角空白处写页号，反面在左下角空白处写页号，不能出现重号、漏号、漏编的现象。

（7）拟写案卷标题：案卷标题是对卷内文件的概括、提炼，应简明确切，体式一致。案卷标题一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。案卷标题也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称，一般不超过50字。

（8）编制案卷目录：案卷目录是案卷标题的综合，是把本年度确定了先后顺序的案卷逐一编号，登记造册，形成本部门本年度的每类档案目录，具体规范如下：第1页表内第一行填写年度分类号，第二行开始编号，序号从1开始按案卷排列顺序流水编排，档案材料多的，案卷目录可使用多页，从第二页开始目录顶格接着编顺序号。文书处理号，不用填写；案卷名称，是每卷的案卷标题；起止日期：是案卷的起止年月；卷内页数：一卷案卷共几页；保管期限：即表示永久、长期、还是短期。

（9）编制归档文件目录：归档文件目录是卷内文件的综合，由潍坊学院综合档案管理系统生成，由各立卷部门按卷内文件的排序逐件（卷）打印制作，装订时放在卷首。具体规范如下：首页首行是档号（档号由档案管理系统生成），第二行开始编号，按文件形成时间顺序，以文件为单位，一份文件编一个号，如卷内有30份文件，则编号即从1到30，最后一个号码30亦可表示卷内文件的件数。档案材料多的，归档文件目录使用多页，从第二页开始归档文件目录顶格接着编顺序号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；文号：填写文件制发单位的发文字号；题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号；日期：即文件的形成时间，用阿拉伯数字表示；页号：为每件文件第一页的号码，最后一份文件要写起止页。

归档文件目录可适当调整，注意内容一定在框内，字数多的用两个格的空间。

（10）填写、打印案卷封皮：封皮的内容包括案卷类别、案卷标题、卷内文件起止日期、件数、页数、保管期限、档案档号。案卷标题是对卷内文件进行概括、提炼，能够完整、准确、全面反映案卷内容。卷内文件起止日期、件数、页数均根据案卷内容用阿拉伯数字表示。保管期限根据《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》确定，案卷档号由年度号—分类号—案卷号组成。案卷封面采用脱酸牛皮纸，由档案馆统一提供。

（11）填写备考表：备考表是案卷的最后一页，填备考表时，由立卷人根据卷内文件的缺损、修补、更改的实际情况如实填写情况说明后签署姓名、日期。

（12）案卷装订

首先，拆除金属物和其他多余的原装订材料。

其次，整理不规范的纸张，对已污损的文件进行必要的去污和修补，卷内文件的左边与底边应与封面的左边与底边取齐，文件不能露出封面；文件的页面尺寸不应大于A4纸的尺寸，页面尺寸较大的文件应按A4纸的尺寸进行折叠和剪切，采用“三点一线”的方法装订，装订不可压字、不可破坏档案内容。案卷用纯棉粗线绳扎牢，案卷装订应牢固、整齐、美观。

二、档案信息著录规则

立卷人必须按照“潍坊学院综合档案管理系统”要求录入相关内容、上传原文。数据录入必须做到归档类目齐全，录入准确，录入字段（题名、责任者、文件字号、文件开始结束时间、总页数、页号等）内容要与纸质档案完全相符，网上归档数据的提交要与纸质档案移交同步。数据录入系统的顺序是先案卷级目录，后文件级目录，最后是上传原文，具体要求如下：

1、案卷级目录数据录入要求

（1）题名，依据档案的内容，输入拟定好的案卷标题。

（2）录入每卷档案中文件份数。

（3）录入每卷档案的总页数。

（4）录入每卷文件的最早起始年月,如：2010年3月，则输入201003。案卷目录中的起止时间写到“月”即可。

（5）录入每卷文件结束时间，即卷中文件形成的最后时间。

（6）保管期限：根据《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》确定的案卷的保管期限，即表示永久、长期、还是短期。

（7）立卷人：档案实体的责任立卷人，即各单位兼职档案员。

2、文件级目录数据录入要求

（1）题名，依据纸质案卷，照实抄录文件标题。

（2）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

（3）形成日期：即文件的形成时间，格式如下：2010年3月29日，则输入20100329；注意文件级目录日期标注到“日”。

（4）文件字号：填写文件制发单位的发文字号，如：潍院党字【2014】1号，没有的不填。

（5）页（张）号：卷内每份文件起止之页的编号。第1份文件从第1页开始，写1；第2份文件从第9页开始，写9；最后一份文件要写起始页，如从89页开始至126页结束则写89—126。

3、上传原文要求

在文件级目录数据录入完成后，将相应文件材料的电子版上传到数据库中，上传的原文必须与纸质文件内容完全一致。

三、电子档案整理规则

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

电子文档应是纸质文件的最终版本，文件名称应与纸质文件名称相同，其整理原则与整理方法与纸质档案基本一致。

电子文档在数据录入时除原有字段外，还添加了载体类型、照片总张数、时长、光（磁）盘总大小、摄影者、拍摄时间等字段。载体类型：是指电子文档种类，如光盘、磁盘、磁带等；时长：为电子文档的播放时间；光（磁）盘总大小：是指光盘、磁盘等载体的容量；摄影者：形成该文件的个人；拍摄时间：即文件的形成时间。

电子文档应与纸质档案同步移交。

四、档案移交时间和归档程序

1、学校各部门在次年六月底以前归档。

2、学籍档案应在次年十月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4、重大活动类档案，在活动结束后一个月内归档。

5、获得国家、省、市级人民政府或者是各级人社部、厅、局与有关部、厅、局联合表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，应在次年底移交档案馆。

6、每年初，档案馆制定交档时间表，发布立卷通知，各部门按规定时间向档案馆移交档案，档案馆进行质量检查后，按程序办理移交手续。

五、本规则由潍坊学院档案馆负责解释。