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 潍坊学院档案整理规则

 

依据《高等学校档案管理办法》,我校实行档案材料形成部门立卷归档制度。学校各部门在公务活动中形成的,对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,都应作为学校档案进行整理、归档。现将纸质档案、电子档案及档案信息著录的办法规定如下:

一、纸质档案整理规则

1、整理原则

遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,对文件材料系统整理组卷,正确区分不同的保管期限,编制页号,制作卷内目录,便于保管和利用。

2、质量要求

(1)归档文件材料应完整齐全、字迹清楚、无污损。已污损的归档文件材料应予以去污和修补,字迹模糊或易褪变的文件材料(包括用传真纸和热敏感应纸的文件)应予复制。

(2)归档整理所使用的书写材料,必须采用碳素墨水或蓝黑墨水,编写页号时,用HB型黑色铅笔,纸张采用中性纸,装订必须采用档案专用纯棉线绳。

(3)学籍档案中毕业证号、学位证号、学习成绩等内容必须齐全,印章清晰,照片使用胶水粘贴牢固,不得使用其他粘贴材料粘贴。

3、整理方法

(1)收集材料:各立卷单位的兼职档案人员,在日常工作中应严格按文书处理制度、各类档案归档范围和实际工作情况,做好文件材料(包括纸质材料和相应的电子文件)的收集工作,对照《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》,按照相应类别收集整理。

(2)整理材料:一般一份文件为一件,按件整理,报表、名册、图片等可一册(本)为一件。特殊情况可多份为一件,如:文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文为一件,请示与批复为一件,无批复的请示有处理结果的要写明处理结果。

(3)分类材料:按照《潍坊学院档案实体分类方案》和《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》,在档案馆业务人员的指导下,按照“年度—问题—保管期限”分类法进行分类,即根据文件的形成的年度进行分类。不同年度、不同内容、不同保管期限的文件原则上不能混合,应分别进行整理。

(4)组卷工作:将分类后的文件以问题特征为主,原则上采用一事一卷,一事多卷的方法组合案卷。将同一年度,同一个问题,同一个保管期限的文件放在同一个卷内,不同年度的文件一般不能放在一起组卷,特殊情况下也可跨年度组卷,视具体情况而定。跨年度的请示与批复,放在批复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结放在针对年度的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在开幕年立卷;非诉讼案件放在结束年度立卷。组卷时,卷内问题力求简单,尽量不组综合卷。卷内文件的总张数一般不超过200张,若同一问题文件数量较多时,可酌情适当分卷。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

(5)卷内文件排列:文件的排列一定要层次清楚,有一定的规律性和连续性。卷内文件先按级别排列,同级别内的按问题重要程度排列,同问题内的按时间顺序排列,具体的排列方法是:上级文件在前,下级文件在后;重要文件在前,次要文件在后;时间早的在前,时间晚的在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;批复在前,请示在后;转发文在前,被转发文在后。

(6)编写页号:页号是指卷内文件页数的顺序编号,按照卷内文件的排列顺序,用阿拉伯数字在有字迹和图表的一面用铅笔依次编号,卷内目录和空白页面、备考表不编页号。编号时,正面在右下角空白处写页号,反面在左下角空白处写页号,不能出现重号、漏号、漏编的现象。

(7)拟写案卷标题:案卷标题是对卷内文件的概括、提炼,应简明确切,体式一致。案卷标题一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。案卷标题也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称,一般不超过50字。

(8)编制案卷目录:案卷目录是案卷标题的综合,是把本年度确定了先后顺序的案卷逐一编号,登记造册,形成本部门本年度的每类档案目录,具体规范如下:第1页表内第一行填写年度分类号,第二行开始编号,序号从1开始按案卷排列顺序流水编排,档案材料多的,案卷目录可使用多页,从第二页开始目录顶格接着编顺序号。文书处理号,不用填写;案卷名称,是每卷的案卷标题;起止日期:是案卷的起止年月;卷内页数:一卷案卷共几页;保管期限:即表示永久、长期、还是短期。

(9)编制归档文件目录:归档文件目录是卷内文件的综合,由潍坊学院综合档案管理系统生成,由各立卷部门按卷内文件的排序逐件(卷)打印制作,装订时放在卷首。具体规范如下:首页首行是档号(档号由档案管理系统生成),第二行开始编号,按文件形成时间顺序,以文件为单位,一份文件编一个号,如卷内有30份文件,则编号即从1到30,最后一个号码30亦可表示卷内文件的件数。档案材料多的,归档文件目录使用多页,从第二页开始归档文件目录顶格接着编顺序号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者;文号:填写文件制发单位的发文字号;题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”号;日期:即文件的形成时间,用阿拉伯数字表示;页号:为每件文件第一页的号码,最后一份文件要写起止页。

归档文件目录可适当调整,注意内容一定在框内,字数多的用两个格的空间。

(10)填写、打印案卷封皮:封皮的内容包括案卷类别、案卷标题、卷内文件起止日期、件数、页数、保管期限、档案档号。案卷标题是对卷内文件进行概括、提炼,能够完整、准确、全面反映案卷内容。卷内文件起止日期、件数、页数均根据案卷内容用阿拉伯数字表示。保管期限根据《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》确定,案卷档号由年度号—分类号—案卷号组成。案卷封面采用脱酸牛皮纸,由档案馆统一提供。

(11)填写备考表:备考表是案卷的最后一页,填备考表时,由立卷人根据卷内文件的缺损、修补、更改的实际情况如实填写情况说明后签署姓名、日期。

(12)案卷装订

首先,拆除金属物和其他多余的原装订材料。

其次,整理不规范的纸张,对已污损的文件进行必要的去污和修补,卷内文件的左边与底边应与封面的左边与底边取齐,文件不能露出封面;文件的页面尺寸不应大于A4纸的尺寸,页面尺寸较大的文件应按A4纸的尺寸进行折叠和剪切,采用“三点一线”的方法装订,装订不可压字、不可破坏档案内容。案卷用纯棉粗线绳扎牢,案卷装订应牢固、整齐、美观。

二、档案信息著录规则

立卷人必须按照“潍坊学院综合档案管理系统”要求录入相关内容、上传原文。数据录入必须做到归档类目齐全,录入准确,录入字段(题名、责任者、文件字号、文件开始结束时间、总页数、页号等)内容要与纸质档案完全相符,网上归档数据的提交要与纸质档案移交同步。数据录入系统的顺序是先案卷级目录,后文件级目录,最后是上传原文,具体要求如下:

1、案卷级目录数据录入要求

(1)题名,依据档案的内容,输入拟定好的案卷标题。

(2)录入每卷档案中文件份数。

(3)录入每卷档案的总页数。

(4)录入每卷文件的最早起始年月,如:2010年3月,则输入201003。案卷目录中的起止时间写到“月”即可。

(5)录入每卷文件结束时间,即卷中文件形成的最后时间。

(6)保管期限:根据《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》确定的案卷的保管期限,即表示永久、长期、还是短期。

(7)立卷人:档案实体的责任立卷人,即各单位兼职档案员。

2、文件级目录数据录入要求

(1)题名,依据纸质案卷,照实抄录文件标题。

(2)责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

(3)形成日期:即文件的形成时间,格式如下:2010年3月29日,则输入20100329;注意文件级目录日期标注到“日”。

(4)文件字号:填写文件制发单位的发文字号,如:潍院党字【2014】1号,没有的不填。

(5)页(张)号:卷内每份文件起止之页的编号。第1份文件从第1页开始,写1;第2份文件从第9页开始,写9;最后一份文件要写起始页,如从89页开始至126页结束则写89—126。

3、上传原文要求

在文件级目录数据录入完成后,将相应文件材料的电子版上传到数据库中,上传的原文必须与纸质文件内容完全一致。

三、电子档案整理规则

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。

电子文档应是纸质文件的最终版本,文件名称应与纸质文件名称相同,其整理原则与整理方法与纸质档案基本一致。

电子文档在数据录入时除原有字段外,还添加了载体类型、照片总张数、时长、光(磁)盘总大小、摄影者、拍摄时间等字段。载体类型:是指电子文档种类,如光盘、磁盘、磁带等;时长:为电子文档的播放时间;光(磁)盘总大小:是指光盘、磁盘等载体的容量;摄影者:形成该文件的个人;拍摄时间:即文件的形成时间。

电子文档应与纸质档案同步移交。

四、档案移交时间和归档程序

1、学校各部门在次年六月底以前归档。

2、学籍档案应在次年十月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4、重大活动类档案,在活动结束后一个月内归档。

5、获得国家、省、市级人民政府或者是各级人社部、厅、局与有关部、厅、局联合表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物,应在次年底移交档案馆。

6、每年初,档案馆制定交档时间表,发布立卷通知,各部门按规定时间向档案馆移交档案,档案馆进行质量检查后,按程序办理移交手续。

五、本规则由潍坊学院档案馆负责解释。