关于做好2011年度档案立卷归档工作的通知
发布时间:2012-03-28 浏览次数:

 

 

各单位、各部门:

    为做好2011年度文件材料立卷归档工作,现将有关立卷归档的具体事宜通知如下:

    一、归档范围

(一)2011年1月1日至12月31日期间,学校在党政管理、教学、科研、知识产权、外事、基建、设备管理、财务会计、出版发行等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物(市级以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗及校际交流中具有保存价值的实物)等不同载体形式的文件材料(纸质档案与电子文件同步归档)。

(二)2011年学校重大活动、重要人物、重要项目档案。

(三)已毕业学生的入学登记表、学籍档案、毕业生登记表等。

二、归档要求

(一)各单位要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,为兼职档案员提供充分的条件和时间,确保其在规定时间内,高质、高效完成本单位的立卷归档工作。

(二)兼职档案员要注意审核归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。

(三)加强电子文件的收集和网上归档工作。相应纸质文件立卷的同时,各单位根据本单位用户名和密码登陆档案馆综合档案管理系统,将相关数据录入到系统中(有原文上传需求的要上传原文),完成在线归档。相关表格经系统生成后均使用激光打印机打印。其他图片、影像资料直接以光盘形式交档。

(四)往年应归档但尚未归档的文件材料,请各单位及时检查,在档案馆的指导下补充立卷归档。

三、归档时间

即日起,档案馆开始接收2011年形成的各类档案,于2012年6月30日前结束(学籍档案至10月底)。具体时间请参照《2012年全校各单位立卷归档时间安排表》。如有特殊情况,不能按时立卷归档的单位,请书面说明原因,经本单位负责档案工作的领导签字、加盖公章后,送交档案馆。

联系电话:8785178

系人:侯平 孙丽梅

 

 

附件:潍坊学院2012年各单位立卷归档时间安排

 

                                                                              档  案  馆

                                                                         二〇一二年三月二十六日

 

附件:潍坊学院2012年各单位立卷归档时间安排表.doc