潍坊学院档案管理办法
发布时间:2015-01-08 浏览次数:

 

 

潍坊学院档案管理办法

 

一、总 则

(一)为认真贯彻落实教育部和国家档案局2008年8月20日颁布的《高等学校档案管理办法》和山东省教育厅、山东省档案局《关于认真贯彻实施<高等学校档案管理办法>的意见》,进一步规范学校档案工作,提高档案管理水平和利用效益,结合我校实际,制定本办法。

(二)高校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

(三)档案馆在校长直接领导下,负责对全校档案工作的管理,档案工作纳入学校整体发展规划,在业务上受省、市档案局指导、监督和检查。

二、机构设置与人员配备

(四)档案馆专职工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据学校档案机构的档案数量和工作任务确定。

(五)档案馆负责人由热爱档案事业、具有高级以上专业技术职务任职经历,有组织管理能力,具有开拓创新精神,年富力强,身体健康的人员担任。

(六)档案馆工作人员,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

(七)学校各中层单位须确定一名负责人分管本单位的档案工作,并配备一名兼职档案员负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

三、档案管理

(八)按照国家档案法和学校档案管理规章制度,做好档案工作的检查、验收、总结、考核与评估工作。

(九)做好档案的征集、整理、分类、鉴定、统计工作,做到各类纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围按照《高等学校档案管理办法》第三章第十五条(见附件)执行。

(十)学校各单位档案材料归档时间为:

1.学校各部门在次学年6月底前归档;

2.各教学院部等在次学年10月底前归档;

3.科研类档案在项目完成后2个月内归档,基建类档案在项目完成后3个月内归档;

(十一)按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对校内保管期限已满、已失去保存价值的档案,经鉴定、登记造册、报校长批准后,予以销毁。

(十二)采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案应当及时修复或者复制。

(十三)学校与其他单位分工协作完成的项目,须向学校档案馆移交一整套材料(复制件),作为档案保存。

(十四)学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,须按规定向学校档案馆移交,集中管理。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

(十五)认真执行档案统计年报制度,按规定及时报送档案工作基本情况统计报表。

四、档案的利用与公布

(十六)档案的利用和开放:

1.凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

2.查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应经档案形成单位或个人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家机密,应经学校保密工作部门批准。

3.档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。

4.档案馆是学校出具档案证明的唯一机构,加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

5.用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,按规定合理收费。

6.社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应无偿和优先提供。

7.开展档案宣传工作和利用者教育工作。

8.开展档案的编研工作。

(十七)档案馆的档案属下列情况之一者,不对外公布:

1.涉及党和国家秘密的;

2.涉及专利或技术秘密的;

3.涉及个人隐私的;

4.档案形成部门规定限制利用的。

五、条件保障

(十八)档案馆工作所需经费列入学校预算、统筹解决。

(十九)档案馆必须有专用的、符合档案管理要求的档案库房。声像、电子等特殊载体档案的存放处,要配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物的必要设施。

(二十)档案馆应有计划地配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,保证档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

六、奖励与处罚

(二十一)有下列情形之一者,学校应当给予奖励:

1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

3.在学校档案科学研究方面做出突出贡献的;

4.将重要的或珍贵的档案捐赠给学校的;

5.同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

(二十二)有下列情形之一者,学校可根据情节轻重对责任人和部门负责人给予限期整改、罚款、行政处分,情节特别严重者依法追究刑事责任:

1.玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

2.违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

3.涂改、伪造档案的;

4.擅自出卖、赠送、交换档案的;

5.不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的。

七、附则

(二十三)本办法自发布之日起施行。学校2002年6月26日印发的《潍坊学院档案管理办法》等8个规章制度(潍坊学院政字〔2002〕114号文件)同时废止。

(二十四)本办法由学校档案馆负责解释