关于做好2018年档案工作的通知
发布时间: 2018-03-29 浏览次数: 115

        各单位、各部门:

        根据《高等学校档案管理办法》(教育部国家档案局令第27号)、《山东省档案工作科学化管理规范》(鲁档发〔2014〕23号)等文件规定,结合我校档案工作实际,现就做好2018年的档案归档工作,通知如下:

        一、归档工作基本原则

        按照《高等学校档案管理办法》关于“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”要求,我校档案工作实行单位(部门)立卷的归档制度。

        各单位(部门)兼职档案员要全面收集、规范整理本单位(部门)的档案,确保归档文件材料齐全、准确、完整,按规定时间办理交接手续。

        二、归档范围

        1.2017年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、外事、财会等各类文件材料;

        2.2017年毕业生的录取新生名册、学籍表、学士学位申请表和毕业生登记表等材料;

        3.2017年结题的科研项目、申报奖励等材料;

        4.竣工的基建项目材料;

        5.10万元以上仪器设备相关材料;

        6.潍坊学院学报、院报相关材料;

        7.2017年学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

        8.2015年度的财会业务档案;

        9.2018年毕业生合影,按年级、专业题名,姓名在背面的8寸照片(详见《关于收集2018年毕业生班级合影照片的通知》);

        10.以学校名义获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册,重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件材料同时归档;

        11.学校举行重大活动,如校党代会、教代会、校庆典礼、开学典礼、毕业典礼等活动形成的具有保存价值的相关材料;

        12.2017年以前应归但未及时归档的档案材料。

        各单位各种载体(如照片、光盘、电子文件等)档案应随相应纸质文件材料同时归档。

        三、归档整理要求

        各单位归档范围内的电子文件与纸质文件同时归档,电子文件的元数据、背景信息等与电子文件一同归档。归档电子文件载体应为只读光盘、一次性写入光盘。不能刻录光盘的单位,可将电子文件送档案馆刻录。

        四、归档时间

        请各单位提前准备,按照《潍坊学院2018年各单位档案归档时间表》在规定时间内办理交接手续。

        附件:潍坊学院2018年各单位档案归档时间表

                                                                                                                          潍坊学院档案馆

                                                                                                                                  2018年3月

 

        附件:

                              潍坊学院2018年各单位档案归档时间表

归档时间

归档单位

4月2日—13日 办公室、纪委机关(监察处与其合署)
4月16日—20日 组织部、宣传部
4月23日—27日 统战部(机关党总支)离退休工作处
5月2日—11日 学生工作处(武装部)人事处(人才工作办公室)
5月14日—18日 教务处(教学质量评建办公室)科研处(学报编辑部)
5月21日—25日 国际交流合作处(港澳台工作办公室) 发展规划处(高教研究所)
5月28日—31日 实验室与设备管理处(网络信息中心与其合署) 、财务处
6月4日—8日 审计处、总务处、基建处
6月11日—15日 保卫处、继续教育学院(潍坊广播电视大学)、安顺校区管理办公室
6月19日—22日 工会、团委、新闻中心(院报编辑部)
6月25日—29日 图书馆、校医院
7月2日—6日 数学与信息科学学院物理与光电工程学院化学化工与环境工程学院生物与农业工程学院
9月10日—14日 机电与车辆工程学院信息与控制工程学院计算机工程学院建筑工程学院招生就业处(校友工作办公室)
9月17日—21日 文学与新闻传播学院外国语学院经济管理学院马克思主义学院
9月25日—28日 法学院历史文化与旅游学院教师教育学院特教幼教师范学院
10月8日—12日 传媒学院音乐学院美术学院体育学院北海国际学院(歌尔科技学院)
10月15日—26日 教务处(学籍)、国有资产管理处、弘德书院

备注:请各单位提前准备,此表为办理交接手续时间。